Die 4 als Beispiel mitgelieferten Dokumentvorlagen müssen inhaltlich natürlich noch angepaßt werden (eigener Name, Adresse etc.), sie zeigen aber auch so schon die Funktionsweise von DUBM. Durch die Position der Textmarken in der Vorlage bestimmen Sie das Aussehen Ihres Anschreibens.
Die folgende Tabelle zeigt nur die aus meiner Sicht wichtigsten Zuordnungen der Textmarken zu den Feldinhalten der Outlook-Kontakte:
| Textmarkenname | Outlook Adreßfeld |
| Anrede | Anrede |
| Firma | Firma |
| Vorname | Vorname |
| Nachname | Nachname |
| Briefadresse | in Outlook Adressen "dies ist die Postanschrift" |
| Telefon | je nach Auswahl im Kontextmenü |
| Fax | je nach Auswahl im Kontextmenü |
| E-Mailadresse | |
| datum | wird mit Erstellungsdatum ausgefüllt |
| Uhrzeit | für Faxvorlagen ganz sinnvoll |
| Briefanrede | wird aus Anrede generiert |
Findet DUBM nun eine dieser Textmarken in der Dokumentvorlage (oder eine von denen, die im Anhang aufgelistet ist), so wird der Inhalt des entsprechenden Outlook-Adressfeldes dort ausgegeben.
Hier gibt es nun aber ein paar Besonderheiten:
Die ersten 5 Textmarkennamen aus der obigen Tabelle entsprechen auch den Adressfeldern, und somit den Textmarkennamen der Outlook-Kontakte. Sie sollten ja aber im Startdialogfeld geändert werden können, daher haben diese die höhere Priorität. Steht z.B. im Outlook-Kontakt als Anrede An und im Startdialog wurde dies zu Herrn geändert, so wird im Dokument natürlich Herrn verwendet. Bei Telefon und Fax gilt ebenfalls die höhere Priorität der Benutzereingabe. Die vorgeschlagenen Nummern können also durchaus noch geändert werden, und werden dann natürlich auch verwendet.
Anders ist die Sachlage bei allen anderen möglichen Textmarkennamen (s. Anhang), diese werden direkt aus dem Outlook-Kontakt ausgelesen und bei gleichlautender Textmarke im Dokument ausgegeben. Hier kann natürlich auch "Fax_Geschäftlich" (die wir ja eigentlich als "Fax" schon verwendet haben) verwendet werden, aber eben unverändert, die Textmarke heißt ja auch anders! Es liegt also ganz an Ihrer Dokumentvorlage, was dort erscheinen soll und was nicht. Dies wird eben über die Position der Textmarken in der Dokumentvorlage gesteuert.
In der registrierten Version von DUBM können beliebig viele (max. 1000) verschiedene Dokumentvorlagen angesteuert werden. Die Verwaltung dieser Dokumentvorlagen ist in den Optionen-Dialog ausgelagert worden und wird auch dort beschrieben.
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